Annuler ou reporter votre événement? Ces dernières semaines, le COVID-19 a bouleversé notre quotidien et notamment, l’organisation de tous les événements sportifs.
Sur l’initiative de Bruno de KMS.fr , ce jeudi 19 mars 2020, 18h, les organisateurs partenaires KMS se sont réunis en ligne via la plateforme ZOOM pour échanger sur les questions d’annulation et de report possible de leur événement.
Cette article résume les échanges de la réunion et essaie d’apporter des pistes de solutions à la situation d’annulation de vos événements sportifs.
Besoins d’encore + d’informations? KMS reste disponible, contactez-nous!
Points abordés lors de l’échange
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Report vs annulation? comment favoriser le report plutôt que l’annulation?
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Quelle est la meilleure date pour reporter?
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Comment communiquer au mieux auprès des sportifs?
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Comment faire avec les inscriptions déjà payées? remboursement total vs partiel? solutions alternatives
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1)Report de l’événement:
Par réflexe, trop souvent on peut se dire que c’est fini pour cette année 2020 et qu’on décide de remettre l’organisation de l’événement à l’année prochaine.
Or, suite aux échanges avec les organisateurs, les possibilités de report existent et elles sont souvent sous-estimées par manque d’information.
Stratégies à intégrer pour un report efficace en 2020:
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Trouver rapidement une date disponible avec les contraintes internes ( disponibilité structure accueil gymnase, disponibilité bénévoles, prestataires..).
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Trouver une date disponible avec les contraintes externes ( autres courses/ calendrier/ événements sur la commune…) VOIR LE POINT n°2.
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Communiquer le + VITE possible et à un maximum de monde en utilisant les services KMS VOIR LE POINT N°4.
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Intégrer le temps de gestion administrative de la nouvelle demande avec le nouveau dossier d’autorisation.
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Connaitre les contraintes locales : période de chasse ( événements nature), intégrer la période d’interdiction de circulation massif forestiers dans notre région…etc.
Opportunité : reporter pour changer la forme de l’événement ?
Changer les Horaires? Réduire les distances? S’adapter au contexte de l’année? Plusieurs pistes sont possibles!
Au vu des contraintes abordées ci-dessus, une des opportunités est de reporter l’événement avec un format modifié en 2020. Par exemple , une course sur route qui avait lieu le dimanche matin, se transforme en semi-nocturne, fin de journée en période estivale, le samedi.
Autre exemple, un Trail intégrant initialement des circuits long peut réduire la distance des ses parcours longues distances ( en effet, suite à la remarque de Sandrine, avec le confinement il aura été difficile de s’entraîner sur des parcours de type « ultra ».. ) pour se concentrer sur les parcours + courts.
Contextualiser votre événement : si vous prenez les dates du 01 novembre 2020 : c’est peut être faire une course autour de la thématique d’Halloween ou bien en fin d’année , une opportunité de s’associer avec le Téléthon ou dans le cadre de l’animation des événements de fin d’année, lancer une course corrida de Noël.
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2 ) Solution : trouvez une nouvelle date !
SOLUTION N° 0 : Faire un sondage auprès de vos sportifs!
C’est toujours compliqué de trouver la meilleure date. Sur la proposition de Sébastien ( Bouc Bel Air), une fois que vous avez défini un faisceau de date possibles, l’idée est de consulter par mail vos inscrits de l’année en cours et des années précédentes via une plateforme de questionnaire en ligne ( ex : plateforme Doodle : https://doodle.com/fr/).
Solution N°1 : Changer le jour de la semaine! y’a pas que le dimanche dans la vie!
Au 2ème semestre 2020, le calendrier de la rentrée ( notamment septembre et octobre) est déjà très chargé…Pourquoi ne pas alors modifier le jour? Sortir du dimanche? Changer de date, c’est aussi une opportunité de faire l’événement un samedi ou un vendredi soir. Les avantages, c’est que vous ne vous retrouvez pas face à d’autres événements déjà existants…et si ça coince pour les autorisations le dimanche, vous avez un plan B.
Solution N°2 les Dates possibles en 2020 : 12 dates possibles!
Ceci est un faisceau de proposition en date le 20 mars 2020. Certains jours, peuvent bouger d’ici là. Les Premiers arrivés0 à prendre la date, seront alors les premiers servis…
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04/05 juillet
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11/12 juillet
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05/06 septembre
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1 novembre
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11 novembre
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05/06 décembre
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12/13 décembre
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19/20 décembre
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3 ) Comment faire avec les inscriptions déjà payées? Remboursement total vs partiel? solutions alternative?
Le choix de rembourser vos participants, de créer un avoir pour l’année suivante ou bien de maintenir en cas de report, est un choix qui est porté par votre organisation. Tant au niveau financier, qu’au niveau de l’image de votre événement, c’est une questions sensible, à ne pas à prendre à la légère..
3 possibilités de remboursement / maintien :
1) Report de la course dans l’année 2020 : maintien des inscriptions pour les personnes inscrites à la nouvelle date. Possibilité de remboursement exceptionnel.
2) Annulation de la course en 2020 avec le remboursement total aux inscrits.
3) Annulation de la course en 2020 avec le remboursement partiel du montant initialement payé. Pourquoi? Ce montant est lié au frais déjà engagé par votre organisation. Le montant est à déterminer au vu des charges fixes déjà réalisés par votre organisation.
Suivant votre décison prise, le service comptable de KMS mettra en place alors un re-crédit directement sur le compte payeur de l’inscrit.
4) Communiquer au plus vite et à un maximum de sportif votre report en 2020!
Dès que votre date est validée, l’idée est maintenant de faire venir un maximum de coureur à votre événement. Changer une date demande encore + de communication auprès des sportifs que celle entreprise habituellement.
Donc, dès que possible, nous vous proposons de nous envoyer vos nouvelles informations pour les diffuser sur nos outils de communication KMS :
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Visibilité sur le site KMS.fr (+ 60 000 visiteurs mois)
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Multiples parutions page facebook KMS ( + 12 000 fans) : https://www.facebook.com/ChronoKMS/
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Diffusion sur notre blog sportifs KMS : https://www.kms.fr/v5/public/blog/
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mise en avant de vos flyers sur événements chronométrés ( + 160 événements par an)
IMPORTANT : Dans le cadre de la crise COVID-19, pour soutenir tout nos partenaires organisateurs KMS, nous offrons notre package communication KMS pour tous les événements reportés en 2020 (valeur offerte = – 223€)
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